Jelaskan tahap-tahap analisis dan perancangan suatu sistem pendidikan dari suatu lembaga pendidikan? Jelaskan perbedaan analisis sistem jika sistem itu dibeli jadi (paket) dan dibuat sendiri (tailor made)?
Jawaban
Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui. Adapun tahapannya yaitu :
a. Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
1. alasan perusahaan melaksanakan proyek
2. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
b. Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
c. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
• Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
• Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
• Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
• Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
d. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
• Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
• Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
• Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).
e. Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
f. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.
Perbedaan analsis system jika system dibeli jadi (paket) dengan dibuat sendiri (tailor made) :
1) Pada tailor made maka Investasi yang optimal merupakan suatu keharusan karena harus memenuhi semua kebutuhan lembaga pendidikan, sedangkan pada ssstem paket hal itu tidak dapat dipenuhi karena mengacu pada paket yang telah ada.
2) Sistem tailor made mudah diterapkan dan dipergunakan karena berdasarkan kebutuhan, kekurangan dan kelebihan lembaga pendidikan tersebut sedangkan pada sistem paket cenderung sulit diterapkan dan dipergunakan karena sistem paket dibuat untuk semua kondisi lembaga pendidikan.
3) Sistem tailor made memperhatikan integrasi dengan software yang lain sehingga dapat saling berkomunikasi dan berbagi data dengan yang lain, sedangkan sistem paket terkadang ada yang terintegrasi namun ada juga yang tidak terintegrasi.
4) Tailor made tidak membatasi penggunaan karena dibuat berdasarkan permintaan, kebutuhan dan spesifikasi yang diperlukan. Sedangkan pada sistem paket penggunaannya terbatas pada yang telah dibuat oleh pengembang.
5) Sistem Tailor Made memiliki skalabilitas yang baik karena dibuat untuk mengantisipasi kebutuhan perusahaan hingga beberapa tahun ke depan sedangkan sistem paket tidak memiliki hal seperti itu karena dibuat tanpa memperhatikan masa depan.
6) Sistem Tailor made perlu waktu lama karena membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mendapatkan informasi secara menyeluruh tentang lembaga pendidikan, sedangkan sistem paket tidak membutuhkan waktu lama karena dibuat berdasarkan standar lembaga pendidikan yang ada saja dan berlaku umum
7) Sistem Tailor Made memerlukan investasi awal yang tinggi karena hanya dipergunakan secara optimal saja oleh lembaga pendidikan tersebut saja sedangkan sistem paket tidak memerlukan investasi yang tinggi.
Allahu 'alam bishawab,.,.,.,.,.
