Salah satu syarat pengembangan sistem adalah bahwa sistem yang baru harus dapat memberikan manfaat, baik manfaat berwujud (tangible benefits) dan manfaat tidak berwujud (intangible benefits). Berikan uraian dari kedua manfaat tersebut?
Jawab
Ada beberapa manfaat yang dapat kita peroleh dari pengembangan sistem yaitu :
a) Manfaat Berwujud (tangible benefit)
Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah meningkatnya jumlah siswa atau mahasiswa dalam market yang sudah ada serta perluasan ke market yang baru.
Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen. Sehingga dengan dukungan sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat, terpercaya, mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi lembaga pendidikan. Dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan presisi terhadap dinamika pendidikan yang ada.
Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam adminstrasi, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal maupun penambahan tenaga pengajar.
Contoh dari pengurangan jumlah sumber daya manusia adalah dalam proses pencatatan transaksi keuangan. Jika sebelumnya proses di akunting harus dikelola minimalnya oleh lima orang maka dengan implementasi SIM (Sistem Informasi Manjemen) yang baik cukup dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini disebabkan dengan SIM yang terintegrasi maka setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data.
Selain itu, secara otomatis dengan penerapan SIM maka laporan keuangan, laporan kegiatan pembelajaran maupun laporan yang lain dapat disajikan berdasarkan data-data yang ada tanpa re-entry.
b) Manfaat Tak Berwujud (intangible benefit)
Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan. Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan atau tidak terlacak resistensinya, yaitu:
1. Peningkatan Kepuasan Konsumen
Misalkan Anda datang ke sebuah toko swalayan. Mana yang kira-kira akan Anda pilih sebagai tempat berbelanja, toko yang waktu antrian di kasirnya lebih singkat atau sebaliknya? Tentunya Anda akan memilih yang pertama sekalipun mungkin harus membayar sedikit lebih mahal dibandingkan dengan toko kedua.
Toko pertama sudah menerapkan sistem informasi penjualannya yang lebih cepat dalam pemrosesan dan kemudahan pemasukan datanya. Sedangkan toko yang kedua belum atau tidak maksimal dalam menerapkan sistem informasi penjualannya.
2. Peningkatan Kepuasan Karyawan
Seringkali muncul dari pihak karyawan yang merasa haknya tidak terpenuhi seperti misalkan insentif lemburnya. Ternyata hal ini terjadi akibat kesalahan perhitungan pihak manajemen yang masih melakukannya secara manual atau dengan sistem pemasukan ulang data.
Padahal jika saja perusahaan menyediakan sistem absensi yang terintegrasi dalam sistem informasi kepegawaian dan SIM maka secara otomatis dapat dibuat laporan insenstif yang lebih akurat dan benar. Hal tersebut baru salah satu contoh di luar misalkan perhitungan angka kredit, hak cuti, jenjang karier, pendidikan dan latihan, dsb.
3. Peningkatan Mutu dan Jumlah Informasi
Informasi adalah komponen penting di jaman bisnis sekarang. Anda yang kuasai informasi akan bertindak lebih responsif terhadap perubahan dan tren di masa depan. Penerapan sistem informasi yang baik tentunya akan menghasilkan laporan-laporan hasil kompilasi data yang dikelola oleh database yang berkualitas serta menyeluruh.
Hal tersebut dapat diwujudkan karena setiap proses pembuatan laporan tersebut dieksekusi secara otomatis oleh mesin komputer.
4. Peningkatan Mutu dan Jumlah Keputusan Manajemen
Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pengambilan keputusan sangat bergantung kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil tersebut.
Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat.
5. Peningkatan Mutu dan Jumlah Respon atas Kondisi Pesaing
Aspek intelijen bisnis adalah hal yang sangat penting sejak kurun waktu yang lama dengan berbagai format dan keperluannya. Untuk mencapai titik respon yang cepat dan tepat atas dinamika para pesaing maka diperlukan sistem informasi yang mampu mengumpulkan, menganalisis dan mengkompilasi informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan di perusahaan.
6. Peningkatan Efisiensi dan Keluwesan Operasional
Pemilik bisnis mana yang tidak menginginkan ini? Semakin efisien dan luwesnya sebuah operasional maka hal ini menunjukkan semakin rendahnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankannya. Hal tersebut dapat dicapai karena dipangkasnya rantai birokrasi dalam perusahaan setelah implementasi sistem informasi yang baik.
7. Peningkatan Mutu Komunikasi Internal dan Eksternal
Sebuah sistem informasi yang baik tentunya harus didukung oleh sistem jaringan komunikasi data elektronik yang handal juga. Dengan penerapan sistem informasi yang baik maka setiap pihak baik di dalam maupun di luar perusahaan dapat bertukar informasi secara lebih efektif dan efisien.
8. Peningkatan Mutu Perencanaan
Perencanaan adalah proses yang penting bagi bisnis. Namun apapun perencanaan yang akan dibuat maka tentunya diperlukan dukungan informasi yang memadai dalam melaksanakannya. Jika tidak maka perencanaan tersebut dapat kehilangan arah dan tidak mencapai sasarannya karena kesalah informasi yang menjadi basisnya.
9. Peningkatan Mutu Pengendalian dan Pengawasan
Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terus-menerus dipantau. Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada peningkatan pengendalian atas setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan.
Allahu 'alam bishawab........
