Keberhasilan sistem berbasis komputer sangat ditentukan oleh kualitas pemograman dan integritas data masukan. Diminta:
a. Sebutkan prosedur yang diikuti oleh programmer terkait dalam kegiatan administrasi akademik!
b. Sebutkan pengendalian yang harus dibuat terkait pemasukan data untuk menjamin integritas data!
Jawab
a. Prosedur yang dilakukan oleh programmer dalam kegiatan adminstrasi akademik adalah :
- Mendefinisikan Masalah/Defining the problem, Masalah/Probem disini adalah kompenan apa saja yang diperlukan agar program ini jalan dikenal dengan masukan/inputnya apa saja, mendefinisikan apa yang nanti akan dilakukan oleh program dan bagaimana keluaran dari program yang kita harapkan nantinya. Pada tahap ini juga dikenal requirement analisis atau analisa kebutuhan.
- Perencanaan/Planning/Desain system, Pada tahap ini adalah medefinisikan langkah-langkah apa saja yang dilakukan oleh program dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. Bentuk dari perencanaan itu bisa berupa flowchart ataupun algoritma dari program, sehingga kita akan tahu proses apa saja yang ada dalam program tersebut. semakin detail flowchart atau algoritma yang dibuat semakin mudah juga pada tahap implementasi/coding nantinya.Flowchart adalah suatu diagram menggunakan simbol-simbol khusus yang sudah menjadi standard internasional yang berisi langkah-langkah untuk menyelesaikan suatu masalah. sedangkan algoritma bukan merupakan simbol tapi keterangan-keterangan yang sesuai dengan keinginan kita, tidak ada standarnya. Oleh karena itu flowchart biasa juga disebut sebagai algoritma dalam bentuk simbol-simbol khusus yang dihubungkan dengan anak panah. Membuat flowchart terlebih dahulu akan lebih menghemat waktu daripada langsung melakukan coding sambil mencoba-coba. Kegiatan mencoba-coba akan menghabiskan waktu ketika implementasi/koding karena harus merubah koding yang lumayan banyak. Karena itu, biasakan membuat flowchart terlebih dahulu sebelum memecahkan suatu masalah.
- Implementasi/Koding/Programming, Kini saatnya anda menulis program, tahap ini juga mencakup tahap perbaikan error dan testing. Menulis program dengan terstruktur dan sesuai dengan flowchart yang telah kita buat.
- Dokumentasi/Documentation, Setelah tahap coding selesai, sangat disarankan bagi anda untuk membuat semacam dokumentasi. Tambahkan komentar-komentar pada program anda dan “bukukan” program yang akan anda buat. Hal ini akan bermanfaat jika anda sudah membuat program yang begitu banyak, dan suatu ketika nanti (mungkin bertahun-tahun kemudian) anda ingin mengambil sebagian dari code program anda yang lama untuk disisipkan pada program anda yang baru. Bayangkan jika anda tidak membuat dokumentasi, waktu anda akan sangat terbuang dengan menelusuri program-program lama anda satu-persatu.
- Testing
- Unit Testing, menguji setiap unit dan modul yang terdapat dalam program tersebut
- Integration Testing, menguji integrasi yang dilakukan kepada program seperti halnya ketika program tersebut sudah diinstall di client kita yang membutuhkan integrasi dengan sistem yang lain seperti halnya integrasi dengan database.
- Validation Testing, menguji masukan yang diberikan kepada program. apapun masukannya program harus bisa menyelesaikan dengan baik.
- Sistem Testing, pada tahap ini menguji permorfa dari program, apabila program dijalankan dengan kondisi-kondisi tertentu bagaimana?
6. Operasional dan Maintenance
Pada tahap ini sebenarnya bagaimana program yang telah kita buat dan testing ini bekerja sebagaimana mestinya, update program, menyelesaikan bug yang tidak ditemukan pada saat testing, serta pengembangan yang dapat dilakukan dengan program tersebut.
b. Pengendalian Input Data
Pengendalian input data terjadi bila:
- Data transaksi yang ditulis oleh pelaku transaksi salah (error)
- Kesalahan pengisian dengan kesengajaan disalahkan
- Penulisan tidak jelas sehingga dibaca salah oleh orang lain
Pengendalian input dalam system batch dilakukan pada tahap:
- Data Capturing
- Batch Data Preparation
- Batch Data Entry
- Validation
On-line Real time Entry Validation
Cara pemrosesan data input yang lain yang lebih lazim pada saat ini adalah dengan on-line transaction processing system. Pada sistem tersebut data masukan dientri dengan workstation/terminal atau jenis input device yang seperti automatic teller machine (ATM) dan point of slaes (POS).
Pengendalian input dalam sistem on-line real time dilakukan pada tahap:
- Entry Data & Validation
- Pada batch processing system lazimnya entri data dilakukan petugas data entry (petugas teknis unit komputer), sedangkan dalam sistem on-line realtime lazimnya entri data oleh pemakai langsung (misalnya para pelanggan atau nasabah bank)
Sudah jelas bahwa resiko pada sistem on-line real-time makin tinggi, karena:
- Entry point, lokasi masuknya data input ke sistem komputer tersebar.
- Hubungan on-line menyangkut komunikasi antar mesin secara remote yang terhubung melalui sarana dan teknologi komunikasi, jadi makin kompleks dan canggih.
- Dalam sistem real-time, artinya status data pada file tidak statis, tetapi selalu dinamis bergerak secara terus menerus.
- Kalau terjadi gangguan, misalnya listrik atau saluran komunikasi, mungkin akan ada problem recovery point, di mana starting point?
- Dengan sistem paperless maka problem jejak audit dan kebutuhan bahan bukti tercetak menjadi kendala tersendiri.
- Pada umumnya perusahaan sekarang ini menggunakan jaringan public karena biaya yang lebih murah dan alasan keterbukaan akses ke pasar, vendor, patners, dan lingkungan perusahaan lain (entity’s environment). Konsekuensi dari hal tersebut adalah tingkat keamanan sistem dan data.
Pengendalian Bersifat Prevention Objective
Contoh pengendalian yang bersifat preventif misalnya ialah siapkan manual (buku pedoman kerja/prosedur tertulis) untuk cara-cara memasukkan data ke file komputer. Cara lain ialah perlunya pelatihan bagi para pengguna atau operatornya. Letak/lingkungan/ bentuk layar perekaman yang baik juga merupakan faktor-faktor yang menentukan kenyaman perekaman data. Makin nyaman diharapkan tingkat kesalahan yang disebabkan oleh kejenuhan dan kelelahan akan makin kecil. Pengendalian lainnya ialah pembatasan access secara fisik (contoh ruang ATM), adanya aturan otorisasi (contohnya adanya PIN), identifikasi terminal dan operatornya (password tertentu), proteksi dari fragmentasi.
Pengendalian Bersifat Detection Objective
Contoh pengendalian intern yang bersifat detection objective misalnya ialah validasi kesesuaian kode/ identitas./ PIN/ Account-ID antara yang dientri dengan yang ada di file komputer, validasi atas field tertentu, misalnya tanggal (Februari tidak mengenal tanggal 30 atau 31, dan sebagainya), pengujian kelasifikasi/ validitas kode, permintaan komputer di layar agar pemakai merekam identitas 2x atau diminta tanggal lahir. Jenis pengujian lain misalnya cek karakter yang sahih/ uji field (numeric test), Limit test (misalnya umur tidak boleh melebihi 35 tahun), Check digit test, Data echo check test. Check-digit ialah suatu angka tambahan yang diletakkan pada deretan terakhir dari suatu kode yang dihitung dengan rumusan/formulasi angka tertentu. Contohnya Nomor Induk Mahasiswa (NIM), aslinya adalah : 12345. Misalnya kita menggunakan rumus (1+2+3+4+5) – 11= 4., berarti check-digitnya adalah 4, sehingga dengan demikian NIM barunya menjadi 123454. Sudah tentu rumus tersebut tidak dibuat sembarangan, melainkan hasil pengkajian. Sekarang ini sudah terdapat rumus-rumus, yang disebut modulus 10, modulus 11, yang dipersiapkan oleh ahli-ahli tertentu dengan tingkat akurasi yang sudah diuji.
Pengendalian Bersifat Correction Objective
Dalam pengendalian intern yang bersifat correction objective perlu disusun prosedur pembetulan data apabila ternyata terdapat data salah yang lolos ke sistem. Lazimnya terdapat dua prosedur yang berkaitan dengan hal ini, yaitu:
- Bila kesalahan adalah Keying Error, cara pelaksanaan pembetulan ialah dengan merekam ulang (pembetulan data).
- Bila Source Error, artinya kesalahan bukan di pihak sistem pengolahan data, melainkan dari sumbernya. Cara pembetulannya apabila terjadi kesalahan semacam itu maka harus diklarifikasi kepada asal datanya.
Allahu 'alam bishawab
